Электронный журнал — это не модный термин, а конкретное требование ст. 28 п. 11 273-ФЗ. Учебный центр обязан хранить информацию о ходе и результатах освоения программы. На дистанционке этот журнал ведётся автоматически в СДО. Но не все журналы одинаково «правильные» — разбираемся, что должно быть в системе, чтобы пройти проверку без замечаний.
Какие журналы должны вестись
Для лицензированного УЦ ДПО обязательны:
- Журнал учёта учебных занятий — даты, темы, длительность, преподаватель;
- Журнал посещаемости — кто из слушателей и когда заходил в систему, какие уроки открывал;
- Журнал успеваемости — результаты промежуточных тестов и заданий;
- Журнал итоговой аттестации (он же ведомость) — результаты экзамена, оценки;
- Журнал выданных документов об образовании — реестр удостоверений и дипломов с регистрационными номерами.
Что должно фиксироваться в журнале
По каждой записи в журнале посещаемости и успеваемости должны быть:
- ФИО слушателя;
- группа и программа обучения;
- дата и время события (timestamp);
- тип события (открыл урок, прошёл тест, сдал задание, получил оценку);
- результат (если применимо): балл, оценка, статус;
- IP-адрес сессии (для случаев оспаривания).
Как журнал должен выгружаться
На проверке инспектор может попросить:
- журнал группы за конкретный период;
- сводный отчёт по слушателю (от регистрации до выдачи документа);
- статистику по программе (сколько групп, слушателей, выпускников);
- реестр выданных документов за период.
Хорошая СДО выгружает всё это в формат PDF / XLSX с реквизитами УЦ и подписью руководителя.
Подписание журнала
По требованиям документооборота сформированный журнал должен быть подписан. Варианты:
- Электронная подпись руководителя — самый правильный вариант, журнал в PDF подписывается УКЭП;
- Распечатанный и подписанный вручную — допустимо, но менее удобно;
- С отметкой «Сформировано в СДО, дата, время» — допустимо для текущих журналов, но финальный по группе всё равно лучше подписать ЭП.
Хранение журналов
Сроки хранения:
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Журнал учебных занятий | 5 лет |
| Журнал посещаемости и успеваемости | 5 лет |
| Протоколы итоговой аттестации | 50 лет (документ постоянного срока хранения) |
| Журнал выданных документов | 50 лет |
Аудит-лог: история изменений
Современная СДО должна фиксировать все изменения данных:
- кто изменил оценку слушателя и когда;
- кто добавил/удалил слушателя из группы;
- кто изменил программу или часы;
- кто и когда выгружал журнал.
Это не паранойя — это нормальная практика. На проверке инспектор может задать вопрос «почему оценка изменилась с 3 на 5?». Без аудит-лога ответить нечем.
Типичные ошибки УЦ
- Журнал ведётся постфактум — преподаватель в конце месяца заполняет «как было». На проверке заметят по timestamp.
- Журнал нельзя выгрузить — данные лежат в системе, но нет кнопки «экспорт». На проверке инспектор просит выгрузку, а её нет.
- Журналы посещаемости и успеваемости не связаны — в одном слушатель есть, в другом его нет.
- Удалённые слушатели исчезают из журналов — журнал должен показывать всех, кто был в группе, даже отчисленных.
- Нет подписи на итоговом журнале — даже если данные правильные, без подписи документ не имеет юридической силы.
Что должна уметь правильная СДО
- автоматически фиксировать все события обучения (вход, открытие урока, тест) с timestamp;
- хранить полную историю изменений (audit log);
- выгружать журналы в PDF и XLSX по любым срезам (группа, слушатель, программа, период);
- подписывать выгрузки УКЭП руководителя или иметь отметку «сформировано в СДО»;
- хранить данные не менее установленных сроков;
- иметь ежедневные бэкапы.
